Bruikleenreglement

Artikel 1. Voorwerp van de overeenkomst

1. 1. De bruikleengever geeft aan welk(e) object(en) in bruikleen worden gevraagd. Ook wordt de locatie medegedeeld en de periode waarin de tentoonstelling plaats vindt.

Artikel 2. Duur van de overeenkomst

2.1. De bruikleenperiode wordt vastgelegd, alsook het totaal verzekerde bedrag.

2.2. Elke aanvraag om de duur van het contract te verlengen, dient 4 weken op voorhand bij de bruikleengever te worden ingediend, met de reden van verzoek.

2.3. Indien de bruikleengever toestemt in de verlenging, blijven alle clausules van dit contract van toepassing voor de – in gemeenschappelijk akkoord vastgelegde – nieuwe termijn. Een brief met de bevestiging van een bijkomende verzekering dient acht dagen voor de aanvang van de verlenging in het bezit te zijn van de bruikleengever.

2.4. Indien de bruikleengever een verlenging weigert, dient de bruikleen zonder vertraging op de vastgestelde datum te worden terugbezorgd. De bruikleengever is niet verplicht om zijn weigering te verantwoorden.

Artikel 3. Aanvraag

3.1. De bruikleennemer dient minstens 4 maanden voor de ontlening de bruikleen aan te vragen.

3.2. De bruikleen wordt goedgekeurd door het College van Burgemeester en Schepenen van de Stad Turnhout na advies van Musea Turnhout. Zonder dit advies en goedkeuring kan geen object worden ontleend.

3.3. De bruikleennemer verbindt er zich toe dat de herkomst altijd dient vermeld te worden op de tentoonstelling, in de catalogus en in de begeleidende publicaties zoals opgegeven door de bruikleengever.

3.4. De bruikleennemer verbindt er zich toe om 2 exemplaren van de publicatie of catalogus te leveren aan de bruikleengever.

Artikel 4. Conservatie- en tentoonstellingsvoorwaarden van de uitgeleende werken

4.1. De bruikleennemer dient de algemeen geldende normen voor preventieve conservatie met betrekking tot klimatisatie, lux en UV te volgen. Dit geldt ook wanneer de bruikleengever specifieke voorschriften met betrekking tot de presentatie en de opstelling (vitrine, ondersteuning…) verkiest. In geval niet aan de geldende normen wordt voldaan heeft de begeleider die optreedt voor de bruikleengever het recht te weigeren dat het bruikleen wordt opgesteld.

4.2. Het is de bruikleennemer ten strengste verboden de bruiklenen een conservatie- en/of restauratiebehandeling te laten ondergaan, ze uit hun lijst te nemen of te demonteren. Elke vaststelling van schade die dit raadzaam zou maken, dient onmiddellijk gesignaleerd te worden aan de bruikleengever. Indien een afwijking van deze bepaling er toch een restauratie- en/of conservatiebehandeling gedaan werd dan zal de schade verhaald worden op de bruikleennemer.

4.3. Indien er vlakke papieren documenten moeten worden ingelijst of als de objecten een conservatie en/of restauratiebehandeling vereisen omwille van hun slechte toestand worden de kosten aangerekend. De bruikleengever stelt de bruikleennemer hiervan op de hoogte en verrekent de kosten in dit verband direct aan de bruikleennemer.

Artikel 5. Verplichtingen van de bruikleennemer

5.1. De bruikleennemer verbindt zich tot het verzekeren van de voorwerpen voor de waarde van 10.000 EUR. De verzekeringskosten worden door de bruikleennemer, zonder tussenkomst van de bruikleengever, direct aan de betrokken firma vereffend.

5.2. De bruikleennemer sluit een all-risk verzekering af die de voorwerpen dekt voor alle risico’s van nagel tot nagel. Alle risico’s inbegrepen zoals onder andere stakingen en oproer, en tegen iedere schade, inbegrepen gedeeltelijke schade en schade veroorzaakt door licht en door veranderingen van temperatuur en/of vochtigheidsgraad van de omgeving.

5.3. Een verzekeringsattest en een afschrift van de polis, dient aan de bruikleengever te worden voorgelegd alvorens het voorwerp wordt afgehaald.

5.4. De keuze van de verzekeringsmaatschappij dient vooraf te worden medegedeeld aan de bruikleengever, die het recht heeft deze keuze niet te aanvaarden en zelf een verzekeringsmaatschappij voor te stellen.

5.5. Bij volledig verlies of daarmee gelijk te stellen schade wordt de verzekerde waarde onmiddellijk en zonder discussie uitbetaald. Bij schade welke aanleiding geeft tot restauratie zal de schadevergoeding rekening houden met de waardevermindering. De bruikleennemer en zijn verzekeringsmaatschappij zien af van alle verhaal naar de bruikleengever en diens aangestelden.

5.6. Op eenvoudig verzoek van de bruikleengever moet de bruikleennemer voor de begeleider een aparte verzekering afsluiten tegen ongevallen, voor medische verzorging en bij overlijden.

5.7. De bruikleennemer zal zich strikt houden aan de veiligheidsmaatregelen welke in het museumberoep en voor de conservatie van kunstvoorwerpen gebruikelijk zijn. Naast de algemeen geldende vereisten inzake conservatie en veiligheid kunnen door de bruikleengever steeds specifieke voorwaarden worden opgelegd. De bruikleennemer verbindt er zich toe om –met het oog op het correct naleven van de veiligheidsvoorschriften- volgende naslagwerken te consulteren en toe te passen.

Syllabus Preventieve Conservering, Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten, Amsterdam, 2006.

Verzeker De Bewaring, Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap.

5.8. De bruikleengever, of zijn afgevaardigde, heeft het recht om tijdens de duur van de tentoonstelling na te gaan of de veiligheidsmaatregelen worden nageleefd en of de in bruikleen gegeven werken zich in goede staat bevinden.

Artikel 6. Verpakking en transport

6.1. Voor verpakking wordt er een rapport over de toestand van het voorwerp opgemaakt. Bij het openen van de verpakking wordt dit conditierapport, indien nodig vervolledigd, of wordt een nieuw rapport opgemaakt ter aanvulling. Hetzelfde gebeurt bij het terugtransport. Het conditierapport wordt telkens door beide partijen ondertekend. Het blijft eigendom van de bruikleengever en blijft in diens bezit.

6.2. De bruikleennemer draagt de lasten en kosten van een veilige en aangepaste verpakking van de voorwerpen. De verpakking dient bij het afhalen en terugbrengen dezelfde te zijn. Deze dient onderworpen aan de goedkeuring van de bruikleengever. Deze laatste behoudt zich het recht voor om de verpakking te weigeren, en zelf een verpakking te laten vervaardigen op kosten van de bruikleennemer. In voorkomend geval kan de bruikleengever beslissen zelf in te staan voor de verpakking. De kosten aan materiaal en werkuren in dit verband worden verrekend aan de bruikleennemer.

6.3. De verpakking mag onder geen beding geopend worden tijdens het transport en buiten de plaats van afhalen en bestemming. De nodige douaneformulieren dienen dit te verzekeren.

6.4. De bruikleennemer draagt de lasten en kosten van het transport. Deze kosten worden door de bruikleennemer zonder tussenkomst van de bruikleengever direct met de betrokken firma geregeld.

6.5. Het transport dient zonder oponthoud of tussentijdse overslag te laten gebeuren.

6.6. Het transport mag maximum twee weken voor de openingsdatum van de tentoonstelling en maximum twee weken na de sluitingsdatum van de tentoonstelling doorgaan. Indien het uitzonderlijke werken betreft eigent de bruikleengever zich het recht toe zelf een datum voor te stellen.

6.7. De keuze van het transportmiddel en van de transportfirma dient vooraf aan de bruikleengever te worden medegedeeld. Deze laatste heeft het recht om een bepaalde keuze te weigeren en normen op te leggen.

6.8. De bruikleengever of zijn afgevaardigde hebben het recht het transport bij heen- en terugreis te begeleiden, aanwezig te zijn bij het in- en uitpakken en/of bij het plaatsen of ophangen van het bruikleen. De kosten van deze begeleiding, inbegrepen een per diem-vergoeding, vallen volledig ten laste van de bruikleennemer en dienen zonder uitstel te worden vergoed. De kosten zullen worden verrekend  aan de bruikleennemer met een invorderingsstaat.

Artikel 7. Beëindiging van de bruikleen

7.1. Bij niet-naleving van de gestelde bruikleenvoorwaarden heeft de bruikleengever het recht de bruikleen onmiddellijk te laten ophalen. Dit zal gebeuren na een schriftelijke ingebrekestelling. Alle bijkomende onkosten hieraan verbonden zijn ten laste van de bruikleennemer. Indien de bruikleennemer de gestelde voorwaarden niet nakomt, zal de bruikleengever stappen ondernemen om de bruikleen te doen stopzetten en wordt bij een volgende bruikleenaanvraag automatisch de toelating geweigerd.

Artikel 8. Betwistingen

8.1. Elk geschil dat niet in der minne zal bijgelegd worden, zal uitsluitend voor de rechtbank te Turnhout worden gebracht. Alle betwistingen vallen verder onder de beschikkingen van het Belgisch Burgerlijk Wetboek betreffende de bruiklening. Alles wat niet onder deze overeenkomst wordt geregeld, wordt gevat door de artikels 1875 tot en met 1891 B.W.